Ist-Analyse eines Qualitätsmanagementsystems*

Bevor ein Qualitätsmanagementsystem aufgebaut oder verändert wird, sollte das bestehende System analysiert werden. Meistens sind schon viele Dokumente in einer Einrichtung vorhanden, ohne dass sie bewusst als "Qualitätsdokument" wahrgenommen werden. Sie können mit Hilfe dieses Analyseinstruments feststellen, welche Materialien bereits vorhanden sind und wie ausführlich diese bereits sind. An den vorhandenen Materialien sollten Sie dann weiterarbeiten. Fehlende Materialien zeigen Ihnen, in welchen Bereichen Sie ansetzen sollten, um die Lücke zu schließen.

Führen Sie die Ist-Analyse wie folgt durch:

Drucken Sie sich am besten die Checkliste (doc oder pdf) zuerst aus.

Beurteilen Sie dann die Fragen in folgender Weise:

  1. Lesen Sie sich die Frage durch.
  2. Füllen Sie die entsprechende Checkliste aus. Nutzen Sie als Hilfestellung die Beispiele.
  3. Vergleichen Sie Ihre Antwort mit den Beispielen.
  4. Beurteilen Sie, welche Antwort am ehesten für Ihren Betrieb zutreffend ist.

Nach der Beantwortung aller Fragen klicken Sie den Button "Auswertung". Sie erhalten dann eine Bewertung und eine Auflistung über die Stärken und Schwächen des vorhandenen Qualitätsmanagementsystems Ihrer Einrichtung.

Passen Sie das Qualitätsmanagementsystem an und analysieren Sie das Qualitätsmanagementsystem zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Niedergeschriebene Qualitätsziele

1. Gibt es allgemeine Qualitätsziele in Ihrer Einrichtung, z.B. im Leitbild, die niedergeschrieben sind?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

2. Gibt es Qualitätsziele für die Verpflegung in Ihrer Einrichtung, z.B. im Leitbild, die niedergeschrieben sind?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

3. Gibt es Qualitätsziele für die Wäschepflege in Ihrer Einrichtung, z.B. im Leitbild, die niedergeschrieben sind?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

4. Gibt es Qualitätsziele für die Reinigung in Ihrer Einrichtung, z.B. im Leitbild, die niedergeschrieben sind?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

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Nicht niedergeschriebene Qualitätsziele


5. Gibt es Qualitätsziele, die nicht niedergeschrieben sind? Sammeln Sie für jedes dieser Qualitätsziele die Meinung Ihrer Mitarbeiter/-innen und stellen Sie den Grad der Übereinstimmung fest.
  

    Ja, es besteht Konsens über fast alle Qualitätsziele, die auch angewendet werden (Konsens bei über 80 %)
Ja, es besteht Konsens über die meisten Qualitätsziele, die aber nicht alle angewendet werden (Konsens bei 50 % bis 80 %)
Ja, es besteht Konsens bei weniger als die Hälfte der Qualitätsziele (Konsens bei 25 % bis 50 %)
Nein, es besteht kaum Konsens (weniger als 25 %)
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

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Personalstruktur


6. Ist die Personalstruktur Ihrer Einrichtung in einem Organigramm festgehalten?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

7. Gibt es in Ihrer Einrichtung einen Stellenplan?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

8. Gibt es in Ihrer Einrichtung Stellenbeschreibungen?
 

    Ja, es gibt für alle Stellen Stellenbeschreibungen (100 %)
Ja, es gibt für die meisten Stellen Stellenbeschreibungen (bei mehr als 80 % der Stellen)
Ja, es gibt aber nur für die Leitungspositionen Stellenbeschreibungen
Nein, es gibt keine Stellenbeschreibungen
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

9. Wie umfassend sind die meisten Stellenbeschreibungen in Ihrer Einrichtung?
  

    Umfassende deutliche Darstellung
Kurze deutliche Aussage
Vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage (wenn Frage 8 mit "Nein, es gibt keine Stellenbeschreibungen" beantwortet wurde)
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant (wenn Frage 8 mit "Ist für unsere Einrichtung nicht relevant" beantwortet wurde)

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Schnittstellen


10. Sind die problematischen Schnittstellen in Ihrer Einrichtung schriftlich dokumentiert?
  

    Alle Schnittstellen sind schriftlich dokumentiert
Die meisten Schnittstellen sind schriftlich dokumentiert
Einige Schnittstellen sind schriftlich dokumentiert
Keine Schnittstelle ist schriftlich dokumentiert
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

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Kommunikation

11. Ist die innerbetriebliche Kommunikation geplant?
  

    Ja, umfassende deutliche Planung
Ja, kurze deutliche Planung
Ja, vage Planung
Nein, keine Planung
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

12. Ist die Kommunikation mit den Kunden und Kundinnen / Bewohnern und Bewohnerinnen in Ihrer Einrichtung geplant?
  

    Ja, umfassende deutliche Planung
Ja, kurze deutliche Planung
Ja, vage Planung
Nein, keine Planung
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

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Schulungen

13. Sind die Schulungen in Ihrer Einrichtung geplant?
  

    Ja, umfassende deutliche Planung
Ja, kurze deutliche Planung
Ja, vage Planung
Nein, keine Planung
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

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Besonders qualitätsempfindliche Prozesse

14. Gibt es eine Darstellung (Liste) der besonders qualitätsempfindlichen Prozesse im Verpflegungsbereich Ihrer Einrichtung?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Darstellung
Ja, wenig konkrete Darstellung
Nein, keine Darstellung
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

15. Gibt es Verfahrensanweisungen für die besonders qualitätsempfindlichen Prozesse in dem Verpflegungsbereich?


    Ja, es gibt für alle (100 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Ja, es gibt für die meisten (mehr als 80 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Ja, es gibt für einige (weniger als 80 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Nein, es gibt keine Verfahrensanweisungen
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant (wenn Frage 14 mit "Ist für unsere Einrichtigung nicht relevant" beantwortet wurde)

16. Wie umfassend sind die meisten Verfahrensanweisungen für die besonders qualitätsempfindlichen Prozesse im Verpflegungsbereich?
  

    Umfassende deutliche Darstellung
Kurze deutliche Darstellung
Vage Darstellung
Keine Darstellung (wenn Frage 15 mit "Nein, es gibt keine Verfahrensanweisungen" beantwortet wurde)
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant (wenn Frage 15 mit "Ist für unsere Einrichtigung nicht relevant" beantwortet wurde)

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17. Gibt es eine Darstellung (Liste) der besonders qualitätsempfindlichen Prozesse in der Wäschepflege Ihrer Einrichtung?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Darstellung
Ja, wenig konkrete Darstellung
Nein, keine Darstellung
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

18. Gibt es Verfahrensanweisungen für die besonders qualitätsempfindlichen Prozesse in der Wäschepflege?


    Ja, es gibt für alle (100 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Ja, es gibt für die meisten (mehr als 80 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Ja, es gibt für einige (weniger als 80 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Nein, es gibt keine Verfahrensanweisungen
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant (wenn Frage 17 mit "Ist für unsere Einrichtigung nicht relevant" beantwortet wurde)

19. Wie umfassend sind die meisten Verfahrensanweisungen für die besonders qualitätsempfindlichen Prozesse in der Wäschepflege?
  

    Umfassende deutliche Darstellung
Kurze deutliche Darstellung
Vage Darstellung
Keine Darstellung (wenn Frage 18 mit "Nein, es gibt keine Verfahrensanweisungen" beantwortet wurde)
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant (wenn Frage 18 mit "Ist für unsere Einrichtigung nicht relevant" beantwortet wurde)

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20. Gibt es eine Darstellung (Liste) der besonders qualitätsempfindlichen Prozesse im Reinigungsbereich Ihrer Einrichtung?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Darstellung
Ja, wenig konkrete Darstellung
Nein, keine Darstellung
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

21. Gibt es Verfahrensanweisungen für die besonders qualitätsempfindlichen Prozesse in der Reinigung?


    Ja, es gibt für alle (100 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Ja, es gibt für die meisten (mehr als 80 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Ja, es gibt für einige (weniger als 80 %) der qualitätsempfindlichen Prozesse Verfahrensanweisungen
Nein, es gibt keine Verfahrensanweisungen
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant (wenn Frage 20 mit "Ist für unsere Einrichtigung nicht relevant" beantwortet wurde)

22. Wie umfassend sind die meisten Verfahrensanweisungen für die besonders qualitätsempfindlichen Prozesse in der Reinigung?
  

    Umfassende deutliche Darstellung
Kurze deutliche Darstellung
Vage Darstellung
Keine Darstellung (wenn Frage 21 mit "Nein, es gibt keine Verfahrensanweisungen" beantwortet wurde)
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant (wenn Frage 21 mit "Ist für unsere Einrichtigung nicht relevant" beantwortet wurde)

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Vorhandene Dokumente und Formulare

23. Gibt es eine Liste der im Betrieb verwendeten Dokumente und Formulare im Verpflegungsbereich?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

24. Gibt es eine Liste der im Betrieb verwendeten Dokumente und Formulare im Wäschebereich?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

25. Gibt es eine Liste der im Betrieb verwendeten Dokumente und Formulare im Reinigungsbereich?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

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Qualitätsprüfungen

26. Sind Qualitätsprüfungen im Verpflegungsbereich dokumentiert?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

27. Sind Qualitätsprüfungen im Wäschebereich dokumentiert?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

28. Sind Qualitätsprüfungen im Reinigungsbereich dokumentiert?
  

    Ja, umfassende deutliche Darstellung
Ja, kurze deutliche Aussage
Ja, vage Randbemerkung
Nein, keine Aussage
Ist für unsere Einrichtung nicht relevant

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* Dieses Analyse-Instrument wurde im Rahmen des Projektes "Entwicklung und Anwendung eines Systems zum internetbasierten Benchmarking von Qualitäts- und Kostenkennzahlen für hauswirtschaftliche Dienstleistungsbetriebe" von Dipl.-oec. troph. (FH) Dagmar Kelm und Prof. Dr. Margot Steinel erstellt.
Inhaltliche Grundlage bildet folgende Quelle: