Hinweise zur Anfertigung von Protokollen

1.    Die Funktion von Protokollen

1.1    Gedächtnisstütze für die Teilnehmer

1.2   Informationen für nicht anwesende Teilnehmer

1.3   Klärung und Ergänzung der Diskussion

1.4   "Kurs-/Projekt-Zeitung"

2.   Zum Aufbau von Protokollen

2.1   Der Kopf des Protokolls

2.2  Organisatorische Informationen

2.3  Diskussionsinhalte

2.3.1     Überblick über die Themen

2.3.2    Das Ordnen der Diskussionspunkte

2.3.3    Die Strukturierung der Diskussionspunkte

2.3.4    Konzentration auf das Wesentliche

2.3.5    Ergänzende Angaben

2.3.6    Ergebnis der Diskussion und offene Punkte

3.   Kritik der Diskussion und Stellungnahme zum Fortgang der Veranstaltung

4.   Das Abfassen von Protokollen

4.1   Das Mitschreiben während der Diskussion

4.2  Die Ausarbeitung der Notizen

5.   Vorlage des Protokolls

6.   Diskussion des Protokolls

7.   Literatur


Das Schreiben von Protokollen wird in der Regel als lästig empfunden. Für ein Studium, das wesentlich von Arbeitsgruppen und Diskussionen in Lehrveranstaltungen geprägt wird, stellen die Protokolle dieser Diskussionen, aber auch Besprechungen mit Vertretern aus der Praxis, im Rahmen von Projekten und Diplomarbeiten, ein sehr wichtiges Arbeitsmittel dar. In der Praxis besitzen Protokolle und Niederschriften weitergehende Funktionen. Insbesondere bei beschlußfassenden Gremien ist das Anfertigen eines Protokolls unerläßlich.
 
 

1. Die Funktion von Protokollen

Protokolle sollen eine Arbeitserleichterung durch Arbeitsteilung bringen und das weitere zielgerichtete Vorgehen dokumentieren.

1.1 Gedächtnisstütze für die Teilnehmer

Ein Protokoll erspart es den Teilnehmern der Diskussion (mit Ausnahme der Protokollanten), sich während der Diskussion selbst Notizen zu machen und ermöglicht es ihnen damit, sich auf die Diskussion zu konzentrieren statt auf das Mitschreiben. Um diese Funktion zu erfüllen, muß das Protokoll allerdings vervielfältigt und verteilt werden. Das Protokoll soll nicht nur die Notizen der einzelnen Teilnehmer ersetzen, sondern auch als eine Art kollektives Gedächtnis einer Lehrveranstaltung/Besprechung dienen. So läßt sich mit guten Protokollen auch der Diskussionsverlauf abgebrochener Diskussionen rekonstruieren, um zu einem späteren Zeitpunkt daran anzuknüpfen.

1.2 Informationen für nicht anwesende Teilnehmer

Wenn besondere Umstände eine Teilnahme an einzelnen Sitzungen verhindern, können sich die Abwesenden über den Sitzungsverlauf anhand des Protokolls informieren.

1.3 Klärung und Ergänzung der Diskussion

Die Protokolle sollen die Arbeitsbelastung des einzelnen Studenten u.a. dadurch mindern, daß in der Diskussion offen gebliebene faktische Fragen (wie z.B. statistische Größenordnungen, Daten, Begriffe und bibliographische Hinweise) von den Protokollanten zentral für alle Kurs-Teilnehmer geklärt werden, so daß nicht jeder einzelne Teilnehmer sich um eine Klärung bemühen muß (was meistens unterbleiben würde).

1.4 "Kurs-/Projekt-Zeitung"

Protokolle stellen darüber hinaus eine Art "Kurs-/Projekt-Zeitung" dar, in der wichtige Termine für die Lehrveranstaltung angegeben werden und die weitere Lehrveranstaltungsplanung festgehalten werden soll.

nach oben

2. Zum Aufbau von Protokollen

2.1 Der Kopf des Protokolls

Zur Einordnung des Protokolls muß der Kopf folgende Informationen enthalten:

*    Bezeichnung der Veranstaltung und das Thema (z.B. "Arbeitskreis Landschaftsplanung")

*    Art (Plenum, Ortstermin, Untergruppe des Projektes u.ä.), Ort und Datum der Veranstaltung

*    Leitung der Veranstaltung/Diskussion

*    Teilnehmer

*    Name(n) des/der Protokollanten

*    evtl. Nr. der Veranstaltung

 

2.2 Organisatorische Informationen

*    Tagesordnung

*    vereinbarte Termine (von Arbeitsgruppen, Plenum, Exkursionen u.a.) mit Ortsangabe, Raumänderungen usw.

*    die verteilten Papiere/Tischvorlagen (damit Abwesende sich diese Papiere später besorgen bzw. alle Teilnehmer bei der Durchsicht ihrer Unterlagen feststellen können, ob ihnen einzelne Papiere fehlen)

*    verteilte/übernommene Aufgaben mit Angabe der Namen derer, die sie übernommen haben

*    Anknüpfungspunkte für die folgende Diskussion (soweit in der Diskussion vereinbart) bzw. Thema der folgenden Sitzung

2.3 Diskussionsinhalte

2.3.1 Überblick über die Themen

Ein Protokoll soll die Inhalte der Diskussion ordnen, strukturieren, zusammenfassen, ergänzen und evtl. kommentieren. In einer Art Tagesordnung sollte zunächst ein Überblick über die einzelnen Diskussionspunkte (Tagesordnungspunkte: TOP 1, TOP 2,...) gegeben werden, auf deren Numerierung sich dann der weitere Protokolltext bezieht.

2.3.2 Das Ordnen der Diskussionspunkte

Wenn es keine feste Tagesordnung gibt, wird häufig sprunghaft diskutiert. Für die Gliederung des Protokolls kann dann in der Regel nicht der zeitliche Ablauf der Diskussion zugrunde gelegt werden. Die einzelnen Punkte, die angesprochen werden, sind in eine möglichst sinnvolle Reihenfolge zu bringen und alle Beiträge zu den einzelnen Problemen zusammen zu behandeln, auch wenn sie in unterschiedlichen Phasen der Diskussion beigesteuert wurden.

2.3.3 Die Strukturierung der Diskussionspunkte

Das Protokoll sollte die einzelnen Diskussionspunkte in einen übergeordneten Diskussionszusammenhang einordnen, sofern dieser existiert. Es sollte angeben, an welche Punkte aus früheren Sitzungen gegebenenfalls angeknüpft wurde (und dabei die entsprechenden Protokolle zitieren) und welche Anknüpfungspunkte sich für die nächsten Sitzungen ergeben.

2.3.4 Konzentration auf das Wesentliche

Ein Protokoll darf nicht zu lang sein, sonst wird es nicht gelesen (und damit funktionslos). Es soll sich vielmehr auf die wesentlichen Diskussionspunkte, Argumente und Beispiele beschränken; "Abirrungen" der Diskussion in Nebensächlichkeiten, "Haarspaltereien", Umwege der Diskussion usw. brauchen nicht nachvollzogen zu werden.

Die Wiedergabe der Diskussion kann in Stichworten erfolgen, doch müssen die Stichworte auch Kurs-Teilnehmern, die nicht an der Diskussion teilgenommen haben, verständlich sein. Illustrierende Tafelbilder, Strukturskizzen usw. erleichtern Verständnis und Erinnerung meist mehr als ein fortlaufender Text, müssen jedoch verständlich kommentiert werden.

2.3.5 Ergänzende Angaben

Konnten Fragen in der Diskussion nicht geklärt werden, die jedoch durch Nachschlagen inzwischen entschieden sind, dann sollen solche Klärungen (etwa statistische Größenordnungen, Definitionen, Jahreszahlen, Autorennamen usw.) in das Protokoll aufgenommen werden (und zwar jeweils bei den entsprechenden Diskussions-Inhalten oder als Anmerkung hierzu). Aufgenommen werden sollen außerdem die vollständigen bibliographischen Angaben von allen wichtigen Titeln, die in der Diskussion angeführt wurden, soweit diese nicht ohnehin im Literaturverzeichnis der Veranstaltung aufgeführt sind.

2.3.6 Ergebnis der Diskussion und offene Punkte

Hat die Diskussion zu einem "handgreiflichen" Ergebnis geführt, sollte dies im Protokoll wiedergegeben werden. Das Protokoll sollte genauso alle offenen Punkte aufführen, die durch die Diskussion nicht geklärt wurden, und vermerken, über welche Problemkomplexe weiter diskutiert werden müßte.

Bei formalen Beschlüssen sollten diese jeweils den einzelnen TOPs zugeordnet werden. Beschlüsse verlangen eine wörtliche Wiedergabe.

nach oben

3. Kritik der Diskussion und Stellungnahme zum Fortgang der Veranstaltung

Im Prinzip ist die erste Aufgabe des Protokollanten, die Dokumentation der Veranstaltung. Daran kann sich seine kritische Einschätzung anschließen, die als solche gekennzeichnet und deutlich von der übrigen Darstellung abgehoben sein muß. Neben der Kritik können auch persönliche Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit und zur Weiterführung der Diskussion aufgenommen werden.

nach oben

4. Das Abfassen von Protokollen

4.1 Das Mitschreiben während der Diskussion

Da das Protokoll den übrigen Diskussionsteilnehmern das Mitschreiben ersparen soll, müssen sich diese darauf verlassen können, daß der Protokollant dies auch gründlich tut. Unmittelbar nach der protokollierten Diskussion sollte sich der Protokollant seine Notizen noch einmal durchsehen und auf Vollständigkeit prüfen. Wenn mehrere Protokollanten mitgeschrieben haben, dann sollten sie unmittelbar danach ihre Notizen vergleichen und wechselseitig vervollständigen, um dann eine Aufteilung der Teile zu vereinbaren, die jeder von ihnen ausformuliert.

4.2 Die Ausarbeitung der Notizen

Ein Protokoll ist um so brauchbarer, je leichter sich gesuchte Informationen aufgrund einer guten Gliederung, übersichtlicher Schreibweise (1 ½-zeilig mit Maschinenschrift), von Absätzen, Unterstreichungen, Zwischentiteln usw. wiederfinden lassen. Das Protokoll sollte in Gegenwartsform (Präsens) geschrieben werden, da sich dann die Zeitbezüge klarer formulieren lassen.

nach oben

5. Vorlage des Protokolls

Das Protokoll soll, wenn irgend möglich, so rechtzeitig vorliegen, daß es vor dem Termin der nächsten Veranstaltung verteilt werden kann. Dann kann bei der Lektüre noch einmal festgestellt werden, was nicht richtig verstanden wurde, auf welche Punkte man noch einmal zurückkommen muß und wo man in der folgenden Diskussion anknüpfen kann. Die rechtzeitige Vorlage des Protokolls ist auch wichtig, um die darin enthaltene Veranstaltungskritik wirksam werden zu lassen.

nach oben

6. Diskussion des Protokolls

In der Regel sollte zu Beginn der nächsten Sitzung eine kurze Diskussion über das Protokoll stattfinden. In ihr sollten Fehler des Protokollanten berichtigt und gleichzeitig über ein gemeinsames Verständnis der letzten Diskussion eine Ausgangsbasis für die folgende Diskussion angestrebt werden. In jedem Fall ist die in dem Protokoll enthaltene Veranstaltungskritik zu diskutieren, um sie zukünftig berücksichtigen zu können.

nach oben

7. Literatur

Junne, G. (1976): Kritisches Studium der Sozialwissenschaften - Eine Einführung in Arbeitstechniken. - Stuttgart, Berlin, Köln und Mainz, Kap. 3

Meier, H. (1987): Zur Geschäftsordnung - Technik und Taktik bei Versammlungen, Sitzungen und Diskussionen. - Opladen

nach oben

© Horst Lange, März 2007